ペーパーレスはやはり便利

2020年08月27日

昨日、弊社旭川事務所の書庫を一部のメンバーで整理しました。

4月に今の事務所へ引っ越してきてから初めての整理です。

引っ越しはほんの4か月前ですから、

そのときキレイにしておけば

もちろんこのタイミングで整理する必要はなかったんですが、

思ってたようにはいかず、

引っ越し時から気になるところがけっこう残ってました。

で、今回整理して明らかになったのが、

書類が劇的に減ったことです。

弊社ではお客様にお渡ししたのと同じ決算書や申告書（の弊社控え）を

一応、お客様と同様の7年～10年間保存してますが、

お客様が増えれば、理論上は書類もどんどん増えていくことになります。

おかげさまでお客様は減ってはいないんですが、

書類はどんどん減ってます。

理由は、ある時期から書類をスキャンしてデジタル化し、

紙での保管をやめたからです。

なので、紙で保管していた書類を保存期間が過ぎると廃棄し、

新しい年度の書類はそもそもデータ化して紙での保管をやめてますから、

紙の書類は減る一方になります。

また以前は過去の書類を見る際、書庫の中を探さなければなりませんでしたが、

データ化してからは書庫に行く必要もなく検索も楽です。

保管書類のデジタル化だけがペーパーレスの活用法ではありませんが、

これひとつとっても、やはりペーパーレスは便利です。

書庫のスペースを広くとる必要もなくなりますしね。

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