令和4年1月からの電子取引情報の保存方法

前回もお知らせしました通り、令和4年（2022年）1月1日から、電子帳簿保存法の改正により、帳簿や請求書等を電子的に保存する際の手続きなどが抜本的に見直され、電子データで授受した請求書等の紙保存については税務上認められなくなります。今月は、データ保存が義務となる電子取引の対応方法の概要についてみていきましょう。（参考資料：国税庁HP「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf 他）

【電子取引とは】

「電子取引」とは、取引情報の授受を電磁的方式により行う取引をいいます。なお、この取引情報とは、取引に関して受領又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいいます。具体的には、インターネット等による取引、電子メールにより取引情報を授受する取引（添付ファイルによる場合を含む）、インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引等をいいます。今年（令和３年）12月31日までは、データを出力した書面等により保存することも認められていますが、来年（令和４年）1月1日からは、書面印刷による代替保存（紙保存）の廃止により、税務（所得税、法人税）上、紙保存は認められなくなります（ただし、消費税については引き続き、紙保存が可能です）。

【電子取引情報の保存の要件】（概要）

電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存等に当たっては、真実性や可視性を確保するため、以下の要件を満たす必要があります。

(1)（自社開発プログラムを使用する場合）システム概要書の備付け、

(2)見読可能装置（ディスプレイ・プリンタ等）の備付け等、

(3)検索機能の確保、

(4)次の①～④のいずれかの措置（改ざん防止措置）を行う…

①タイムスタンプ★1が付された後の授受、

②速やかに★2タイムスタンプを付す、

③データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用、

④訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け

★1　タイムスタンプは、それが刻印された時刻以前にその電子文書が存在していたことと(存在証明)、その時刻以降、その文書が改ざんされていないこと(非改ざん証明)を証明するものです。

★2　別途、事務処理に関する規程を定めている場合は、一定の猶予期間を設ける取扱いも認められています。

例えば取引の相手方から電子メールにＰＤＦの請求書が添付されて送付されてきた場合、以下のような方法で保存すれば要件を満たしていることとなります。

１請求書データ（ＰＤＦ）のファイル名に、規則性をもって内容を表示する。
例） 2022年（令和４年）10月31日に株式会社国税商事から受領した110,000円の請求書
⇒「20221031_㈱国税商事_110,000」

２「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存する。

３上記(4)③に記載の事務処理規程を作成し備え付ける。

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